Vedtekter for

NORDHORDLAND ROTARY KLUBB

Organisasjonsnummer 999 640 931

Artikkel 1

Definisjonar

1. Medlem: Eit medlem av klubben, unnateke æresmedlem(mer).

2. President: Det medlemmet som er valt til leiar av klubben for eitt Rotary-år, sjå artikkel 4 pkt. 1.

3. Past president: Kallast den avtroppande presidenten i det påfølgjande Rotary-året.

4. Innkommande president: Kallast den valde presidenten i Rotary-året som kjem umiddelbart før vedkommande sin presidentperiode.

5. Arbeidsutval: Består av President, past president og innkommande president.

6. Styret: Styret i Nordhordland Rotary Klubb, valt for eitt Rotary-år.

7. Styremedlem: Eit medlem av klubbens styre.

8. RI: Rotary International.

9. Rotary-år: Perioden på 12 månader frå 1. juli til 30. juni.

Artikkel 2

Føremål

Klubben sitt føremål er å fremja og styrka viljen til å gagna andre som grunnlag for all verksemd og særleg viljen til:

• - Å utvikla venskap som grunnlag for å gagna andre.

• - Å stilla høge etiske krav i vårt yrkesliv, visa respekt for alt nyttig arbeid og bruka kvar einaste rotarianar sitt yrke som høve til å gagna samfunnet.

• - Å gagna andre i privatliv, yrke og samfunnsliv, herunder bidra med lokale og internasjonale sosiale prosjekt.

• - Å arbeida for internasjonal forståing, samhald og fred gjennom eit verdsomspennande fellesskap av personar frå ulike yrke foreint i idealet om å gagna andre.

Artikkel 3

Styret

Klubben skal ha eit styre, som består av 10 medlemmar av klubben, valde i samsvar med artikkel 4, pkt. 1 i desse vedtektene. President, innkommande president, sekretær, kasserar, 5 styremedlemmar og past president utgjer styret. Dei faste klubbkomitéane skal leiast av eit styremedlem, jf. artikkel 9.

Klubben forpliktast av styreleiar og eitt styremedlem i fellesskap.

Artikkel 4

Val av styre og andre tillitsvalde

Pkt. 1 - På eit ordinært møte ein månad før årsmøtet, jf. artikkel 5, pkt 1, skal møteleiaren be valkomitéen om forslag til president, sekretær, kasserar, 5 styremedlemmar og revisor.

Arbeidsutvalet er valkomité. Dei nominerte kandidatane vert presenterte på årsmøtet, og det vert votert over framlegget.

På årsmøtet kan det også fremjast benkeforslag.

Avstemmingar i klubben skal foregå ved munnleg stemmegjeving. Om det krevst av minst 1 medlem, skal val av styre og tillitsvalde skje skriftleg. Styret kan bestemme at ein konkret avgjerd skal avgjerast ved skriftleg stemmegjeving.

Det nyvalde styret tiltrer den 1. juli neste kalenderår.

Pkt. 2 - Det nye styret trer saman snarast mogleg etter starten på neste Rotary-år.

Pkt. 3 – Dersom ein plass i styret eller anna tillitsverv blir ledig, skal eit nytt styremedlem eller ein ny tillitsvalt utpeikast av styret, og om mogleg blant medlemmar som ved førre val var nominerte til det/dei ledige vervet/verva.

Artikkel 5

Dei tillitsvalde sine plikter

Pkt. 1 – Presidenten

Det er presidenten si plikt å leia møta i klubben og i styret, senda innkalling til klubbmøte og styremøte, og utføra oppgåver elles som vanlegvis høyrer inn under dette vervet. Ved møteforfall gjer presidenten avtale om stedfortredande møteleiing.

Pkt. 2 - Innkommande president

Den innkommande presidenten er styremedlem frå 1. juli i kalenderåret etter valtidspunktet og leier møta i klubben og styret i presidenten sitt fråvær og utfører slike oppgåver som avtalast med presidenten og styret.

Pkt. 3 – Past president

Past president kan leia møta i klubben og styret i presidenten sitt fråvær, og utfører andre oppgåver etter avtale med styret.

Pkt. 4 - Sekretær

Sekretæren er ein nøkkelperson i klubben, og klubbpresidentens nærmaste medarbeidar. 

Sekretæren sine oppgåver:

• Utføra dei pliktene som vanlegvis høyrer inn under sekretærvervet, i samsvar med gjeldande vedtektsforslag i Norsk Rotary Årbok og Club Secretary Manual.

• Halde medlemsregisteret oppdatert i medlemsnettet.

• Skrive og lagre elektronisk referat frå møter.

• Arkivere referat og anna dokumentasjon i klubben si arkivløysing i Medlemsnett.
  

Pkt. 5 - Kasserar

Det er kasseraren sin plikt å ta vare på alle midlar, føra rekneskap for desse kvart år overfor klubben og til ein kvar tid etter oppmoding frå styret, og utføre øvrige plikter som høyrer inn under kasserarfunksjonen. Når vedkommande sluttar som kasserar, skal han/ho overlevere til sin etterfølgjar, eller til presidenten, alle midlar, rekneskap og annan klubbeigedom som han/ho har tatt vare på. Kasserar skal arkivere budsjett, rekneskap og anna naudsynt dokumentasjon i klubben si arkivløysing i Medlemsnett.

Artikkel 6

Møte

Pkt. 1 – Ordinært årsmøte. Det ordinære årsmøtet skal handsame:

- Årsmelding

- Årsrekneskap

- Budsjett

- Val av styre og andre tillitsvalde

- Innkomne saker

Årsmøtet skal haldast innan utgangen av november kvart år. Innkalling til årsmøtet vert sendt ut minimum 1 månad før møtet. Saker til årsmøtet må meldast inn til styret seinast 14 dagar før møtet. 

Pkt. 2 - Ekstraordinært årsmøte. Møtet innkallast av presidenten etter krav frå styret eller krav frå minst 10% av medlemmene. Innkalling til ekstraordinært årsmøte vert sendt ut minimum 14 dagar før møtet. Møtet skal handsama konkrete saker i tråd med innkalling.

Pkt. 3 - Dei ordinære vekentlege møta i klubben skal haldast på måndagar klokka 18.30.

Dersom det kjem endringar eller avlysingar av oppsett program, skal alle klubbens medlemmar varslast om dette. Det vert ikkje ført oversikt over personleg frammøte, men talet på medlemmer som møter på medlemsmøta vert registrert.

Pkt. 4 - Ordinære styremøte skal haldast etter behov. Styremøte skal innkallast av presidenten når dette er naudsynt, eller etter oppmoding frå to styremedlemmar.

Pkt. 5 - Styret er beslutningsdyktig når eit fleirtal av styrets medlemmar er til stades. Ved stemmelikskap har presidenten dobbeltstemme.

Artikkel 7

Kontingent

Kontingenten vert fastsett av årsmøtet, etter forslag frå styret. 

Artikkel 8

Klubbkomitéar

Fem tenesteområde utgjer rammeverket for klubbens arbeid. Klubbkomitéane si oppgåve er å nå klubbens langsiktige mål innan dei fem tenesteområda. Innkommande president, presidenten og past president bør samarbeide for å sikre kontinuitet i leiinga og planlegging av framtidig leiing. Når det er praktisk mogleg, bør komitémedlemmar sitja i same komité i minst tre år for å sikra kontinuitet. Det anbefalast at komitéleiarane har tidlegare erfaring som medlem av den aktuelle komitéen. Oppgåvene som er lista opp for kvar enkelt komité nedanfor, er ikkje meinte å vere uttømmande.

Klubben har følgjande faste komitéar:

• - Serviceprosjekt internasjonalt

• - Serviceprosjekt lokalsamfunn

• - Medlemskomité

• - Administrasjonskomité

• - Komité for Rotaryfondet

• - Ressurskomité

Komitéane har eigne retningslinjer.

Ytterlegare komitéar kan oppnemnast etter behov.

Om komitéane:

Den enkelte komité skal handsama slike saker som er tillagde den i samsvar med vedtektene, samt tilleggssaker som den får oversendt frå presidenten eller styret.

Komitéleiaren skal vere ansvarleg for jamlege møte og verksemda i sin komité, føre tilsyn med og koordinere komitéen sitt arbeid og rapportera til styret om alle komitéen sine aktivitetar. For å sikre kontinuitet i komitéane sitt arbeid skal kvar komité velja ein nestleiar som følgjer opp i leiaren sitt fråvær. Denne er også personleg vararepresentant for komitéleiar i styret.

Artikkel 9

Fastlegging av komitéane sine oppgåver

Alle komitéane sine oppgåver går fram av klubben sin handlingsplan.

Artikkel 10

Permisjon

Ved skriftleg søknad til styret kan permisjon innvilgast, slik at eit medlem vert friteken frå å vera til stades ved møte i klubben for eit nærare bestemt tidsrom. Den permitterte betalar kontingent i permisjonstida.

Artikkel 11

Økonomi

Pkt. 1 – Styret skal utarbeida eit forslag til budsjett for Rotary-året, som vert lagt fram som sak for årsmøtet. 

Pkt. 2 – Kasseraren skal setja alle klubbens midlar inn i ein bank som styret vel.

Pkt. 3 – Alle rekningar skal betalast av kasseraren eller ein annan bemyndiga tillitsvald.

Pkt. 4 – Ein gong i året skal alle økonomiske transaksjonar gjennomgåast av revisor. Revidert rekneskap for rekneskapsåret 1. juli til 30. juni skal vere klart innan 14 dagar før årsmøtet.

Pkt. 5 – Klubbens rekneskapsår går frå 1. juli til 30. juni. Betaling av pr. capita avgift og tidsskriftabonnement til RI skal skje kvart år den 1. juli og den 1. januar på basis av det medlemstalet klubben har på desse datoane.

Artikkel 12

Reglar for opptak av nye medlemmar

Pkt. 1 – Forslag på eit nytt medlem skal oversendast styret skriftleg.

Pkt. 2 – Styret skal innleiingsvis forvissa seg om at det foreslåtte medlemmet oppfyller dei formelle krava til klassifikasjon og medlemskap som Rotary sine lover krev.

Følgjande prosedyrar vert anvendt deretter:

1. Klubbens styre offentleggjer forslag om nye medlemmar, med teieplikt for medlemmene. 

2. Dersom det kjem ei innvending frå minst eitt medlem, vert forslaget forkasta. Om ingen innvending er motteke av styret frå nokon medlem i klubben innan 7 dagar, er forslaget vedteke.

3. Det foreslåtte medlemmet blir invitert til å bli reflektant og informert meir detaljert om Rotary sitt føremål og om dei rettane og pliktene som medlemskap i klubben medfører.

4. Om tilbodet blir teke imot, skal det foreslåtte medlemmet motta brosjyren «Invitasjon til Rotary» datert og underskrive av presidenten. Frå dette tidspunktet kan det foreslåtte medlemmet ta del i klubbens aktivitetar som reflektant inntil vedkommande vert oppteken som ordinært medlem.

5. Det er ønskeleg at opptak av nye medlemmer skjer i samband med eit møte litt utanom det vanlege, og som hovudregel innan eit halvt år etter at vedkommande vart reflektant. Klubben sitt presidentskifte, årsmøtet, Guvernørbesøk, juleavslutninga og Presidentens time er døme på høvelege arenaer for opptak av nye medlemmer.

Ovanståande pkt. a. – e. angir den normale framgangsmåten for val av nye medlemmar. Det kan også etter eige skjønn kontaktast ein mogleg kandidat før eit eventuelt forslag vert framsett. Kandidaten må i så fall ikkje givast noko førehandsløfte om medlemskap.

Pkt. 3 – Når eit nytt medlem er valt, skal presidenten med støtte frå medlemskomitéen sørgje for at medlemmet blir introdusert i klubben, vert registrert som medlem i Medlemsnett, og får opplysningsmateriell for nye Rotary-medlemmar. Presidenten skal oppnemne eit medlem som skal hjelpe det nye medlemmet å bli kjent i klubben. Det nye medlemmet skal også inviterast til å delta i ein av komitéane.

Pkt. 4 – Klubben kan i samsvar med Rotary sine lover velje æresmedlemmar føreslått av styret.

Artikkel 13

Avgjerder

Styret skal handsama alle framlegg som forpliktar klubben økonomisk eller på andre måtar. 

Artikkel 14

Forretningsorden for møta

Normal møtetid er frå kl 18.30 til 19.30.

• - Introduksjon av besøkjande

• - Korrespondanse, meldingar og Rotary-informasjon

• - Eventuelle saker/informasjon frå komitéane

• - Foredrag eller annan form for program

Artikkel 15

Endringar

Desse vedtektene kan endrast med to tredjedels fleirtal på eit årsmøte. Ingen endring i, eller tillegg til desse vedtektene kan gjerast som ikkje er i samsvar med Rotary sine klubblover eller med lover og vedtekter for Rotary Internasjonal.

Artikkel 16

Tvisteløysing

Oppstår det i klubben tvistar som gjeld forståinga og/eller verknadane av desse vedtektene, og som er av ein slik art at dei ikkje kan løysast internt, skal styret oversende saka til Distriktsguvernøren til endeleg avgjerd.

Historikk vedtekter:

Desse vedtektene er vedtekne i årsmøte den 28. oktober 2024, og erstattar tidlegare vedtekter.