VEDTEKTER FOR NORDHORDLAND ROTARYKLUBB

Artikkel 1

Definisjoner

1. Medlem:                  Et medlem av klubben, unntatt æresmedlem(mer).

2. President:                Det medlem som er valgt som leder av klubben for ett Rotary-år, se artikkel 4 pkt. 1.

3. Past president:         Kalles den avgåtte presidenten i det påfølgende Rotary-året.

4. Innkommende

    president:               Kalles den valgte presidenten i det Rotary-året som kommer umiddelbart før vedkommendes presidentperiode.

5. Styre:                     Styret i Nordhordland Rotaryklubb, valgt for ett     

                                   Rotary-år.

6. Styremedlem:          Et medlem av klubbens styre.

7. RI:                         Rotary Internasjonal.

8. Rotary-år:               Perioden på 12 måneder fra 1. juli til 30. juni.

Artikkel 2

Formål

                              Klubben sitt formål er å fremme og styrke viljen til å gagne andre som grunnlag for all virksomhet og spesielt viljen til:

1. Å utvikle vennskap som grunnlag for å gagne andre.

2. Å stille høye etiske krav i vårt yrkesliv, vise respekt for alt nyttig arbeid og bruke hver enkelt rotarianers yrke som mulighet til å gagne samfunnet.

3. Å gagne andre i privatliv, yrke og samfunnsliv, herunder bidra med lokale og internasjonale sosiale prosjekter.   

4. Å arbeide for internasjonal forståelse, samhold og fred gjennom et verdensomspennende fellesskap av personer fra forskjellige yrker forenet i idealet om å gagne andre.

    

    

    

    

    

    

    

    

    

   Artikkel 3

   Styret

   Klubben skal ha et styre, som består av 10 medlemmer av klubben, valgt i henhold til artikkel 3, pkt. 1 i disse vedtektene. President, innkommende president, sekretær, kasserer, 5 styremedlemmer og past president utgjør styret. De faste klubbkomiteene skal ledes av et styremedlem, jfr. artikkel 9.

    

   Klubben forpliktes av to styremedlemmer i fellesskap.

    

    

   Artikkel 4

   Valg av styre og andre tillitsvalgte

   Pkt. 1 - På et ordinært møte en måned før årsmøtet, jfr. artikkel 5, pkt 1, skal møtelederen be valgkomiteen om forslag til president, sekretær, kasserer, 5 styremedlemmer, 5 personlige varamedlemmer  og revisor.

    

   Valgkomiteen består av 3 medlemmer, president, past president og innkommende president. De nominerte kandidatene oppføres alfabetisk på en stemmeseddel for hvert tillitsverv, og votering skjer på årsmøtet.

    

   På årsmøtet kan det også fremsettes benkeforslag.

    

   De kandidater som får flertallet av de avgitte stemmer til vervene som president, sekretær og kasserer, skal erklæres valgt til disse tillitsvervene. De 5 styremedlemmene og 5 personlige varamedlemmer og revisor blir også valgt i henhold til antall stemmer.

    

   Den valgte president tiltrer styret som innkommende president den 1. juli neste kalenderår.

        Sekretær, kasserer, styremedlemmer og revisor tiltrer den 1. juli neste kalenderår.

    

   Pkt. 2 -. Det nye styret trer sammen snarest mulig etter starten på neste Rotary-år.

    

   Pkt. 3 – Hvis en plass i styret eller annet tillitsverv blir ledig, skal et nytt styremedlem eller en ny tillitsvalgt utpekes av styret, og om mulig blant medlemmer som ved forrige valg var nominert til det/de ledige verv.

    

    

   Artikkel 5

   De tillitsvalgtes plikter

   Pkt. 1 – Presidenten

   Det er presidentens plikt å lede møtene i klubben og i styret, sende innkallelse til klubbmøter og styremøter, skrive og oppbevare referater fra klubbmøter, og utføre oppgaver for øvrig som vanligvis hører inn under dette verv. Ved møteforfall gjør presidenten avtale om stedfortredende møteledelse med innkommende eller past president.

    

   Pkt. 2 - Innkommende president

   Den innkommende presidenten er styremedlem fra 1. juli i kalenderåret etter valgtidspunktet og leder møtene i klubben og styret i presidentens fravær og utfører slike oppgaver som avtales med presidenten og styret.

    

    

    

   Pkt. 3 – Past president

   Past president kan lede møtene i klubben og styret i presidentens fravær, og utfører andre oppgaver etter avtale med styret.

    

   Pkt. 4 - Sekretær

   Det er sekretærens plikt å føre medlemsfortegnelsene, føre liste over fremmøte, skrive og oppbevare referater fra styremøter, skrive de nødvendige rapporter til Rotary Internasjonal, herunder den halvårlige rapporten om medlemskap 1. januar og 1. juli, samt melding 1. oktober og 1. april om alle nye aktive medlemmer som er innvalgt siden begynnelsen av den halvårlige rapporteringsperioden i juli eller januar, samt sende melding om endring av medlemskap. Sekretæren har ansvaret for den månedlige fremmøterapporten som skal sendes til distriktsguvernøren senest 15 dager etter det siste møtet i måneden, og skal ellers utføre de plikter som vanligvis hører inn under sekretærvervet.

    

   Pkt. 5 - Kasserer

   Det er kassererens plikt å ta vare på alle midler, føre regnskap for disse hvert år overfor klubben og til enhver tid etter anmodning fra styret og utføre øvrige plikter som hører inn under kassererfunksjonen. Når vedkommende slutter som kasserer, skal han/hun overlevere til sin etterfølger, eller til presidenten, alle midler, regnskaper og annen klubbeiendom som måtte være i hans/hennes besittelse.

    

    

   Artikkel 6

   Møter

   Pkt. 1 – Ordinært årsmøte. Det ordinære årsmøte skal behandle:

   1. Årsregnskap med årsmelding

   2. Budsjett

   3. Valg av styre og andre tillitsvalgte

   4. Andre saker

      Årsmøte skal holdes innen utløpet av desember hvert år.

       

      Pkt 2 - Ekstraordinært årsmøte.  Møte innkalles av presidenten etter krav fra styret eller krav fra minst 10% av medlemmene.  Møte skal behandle konkrete saker i tråd med innkalling.

       

      Pkt. 3 - De ordinære ukentlige møter i klubben skal holdes på mandager klokken 18.30.

      Varsel om forandringer eller sløyfing av ordinære klubbmøter skal gis alle klubbens medlemmer. Alle medlemmer, med unntak av æresmedlemmer og medlemmer som er fritatt for møteplikt, skal registreres som tilstedeværende eller fraværende ved det ordinære klubbmøtet. Fremmøte skal bekreftes ved medlemmets tilstedeværelse i minst 50 % av møtetiden, enten i denne eller i en annen Rotaryklubb.

       

      Pkt. 4 – Ethvert møte i klubben hvor en tredjedel av medlemmene er til stede, er beslutningsdyktig.

       

      Pkt. 5 - Ordinære styremøter skal holdes etter behov.  Styremøter skal innkalles av presidenten når dette anses nødvendig, eller etter anmodning av to styremedlemmer, etter at tilbørlig varsel er gitt.

       

      Pkt. 6 - Styret er beslutningsdyktig når et flertall av styrets medlemmer er til stede. Ved stemmelikhet har presidenten dobbeltstemme.

       

       

       

       

      Artikkel 7

      Kontingent

      Kontingenten fastsettes av styret og skal ha et nivå som dekker klubbens utgifter i henhold til vedtatt budsjett.

       

       

       

       

      Artikkel 8

      Avstemmingsregler

      Avstemminger i klubben skal foregå ved muntlig stemmegivning. Hvis det kreves av minst 1 medlem, skal valg av styre og tillitsvalgte skje skriftlig. Styret kan bestemme at en konkret beslutning skal avgjøres ved skriftlig stemmegivning.

       

       

      Artikkel 9

      Fem tjenesteområder

      Fem tjenesteområder utgjør det filosofiske og praktiske rammeverket for klubbens arbeid. Disse er: Serviceprosjekt internasjonal, Serviceprosjekt lokalsamfunn, Medlemskomite, Administrasjonskomite og TRF-komite. Klubben skal være aktiv innen alle disse tjenesteområdene.

       

       

      Artikkel 10

      Komiteer

      Klubbkomiteer

      Klubbkomiteenes oppgave er å oppnå klubbens langsiktige mål innen de fem tjenesteområder. Innkommende president, presidenten og past president bør samarbeide for å sikre kontinuitet i ledelse og planlegging av fremtidig ledelse. Når det er praktisk mulig, bør komitemedlemmer sitte i samme komité i tre år for å sikre kontinuitet. Det anbefales at komitelederne har tidligere erfaring som medlem av den aktuelle komité. Oppgavene som er listet opp for hver enkelt komité nedenfor, er ikke ment å være uttømmende.

       

       

      Klubben har følgende faste komitèer:

          

       -   Serviceprosjekt internasjonal

                     

       -   Serviceprosjekt lokalsamfunn

       

      -    Medlemskomite

       

           -    Administrasjonskomite

       

      -    TRF-komite

       

      Komiteene har egne retningslinjer.

       

      Ytterligere komiteer kan oppnevnes etter behov.

       

      Om komiteene:

       

1. Den enkelte komité skal behandle slike saker som er tillagt den ifølge vedtektene, samt tilleggsaker som den får oversendt fra presidenten eller styret. Uten fullmakt fra styret skal ingen komité sette i gang arbeid før rapport er avgitt til og godkjent av styret.

    

2. Komitelederen skal være ansvarlig for jevnlige møter og virksomheten i sin komité, føre tilsyn med og koordinere komiteens arbeid og rapportere til styret om alle komiteens aktiviteter. For å sikre kontinuitet i komiteenes arbeid skal leder ha et personlig valgt varamedlem som følger opp i leders fravær.

    

    

   Artikkel 11

   Fastlegging av komiteenes oppgaver

   Alle komiteenes oppgaver skal fastlegges og gjennomgås av presidenten i vedkommendes president-år. Ved annonseringen av hver enkelt komitès oppgaver skal presidenten vise til aktuelt RI-materiale.

   Hver enkelt komité skal ha et mandat, klart definerte mål og handlingsplaner etablert ved begynnelsen av hvert Rotary-år. Det skal være innkommende presidents ansvar å utarbeide en anbefaling om klubbkomiteer, mandater, mål og planer til styret før begynnelsen av Rotary-året.

    

    

   Artikkel 12

   Permisjon

   Ved skriftlig søknad til styret, med anførsel av gode og gyldige grunner, kan permisjon innvilges, slik at et medlem fritas for å være til stede ved møter i klubben for et nærmere bestemt tidsrom. Den permitterte betaler kontingent i permisjonstiden.

    

    

    

    

   Artikkel 13

   Økonomi

   Pkt. 1 – Ved begynnelsen av hvert Rotary-år skal styret utarbeide et budsjett over antatte inntekter og utgifter for året, som skal gi grensen for utgifter til de forskjellige formål. Budsjettet kan deles i to atskilte deler; en som gjelder klubbaktiviteter og en som gjelder veldedighet/tjenester.

    

   Pkt. 2 – Kassereren skal sette alle klubbens midler inn i en bank som styret velger. Klubbens midler kan deles i to atskilte deler; klubbdrift og serviceprosjekter.

    

   Pkt. 3 – Alle regninger skal betales av kassereren eller annen bemyndiget tillitsvalgt.

    

   Pkt. 4 – En gang i året skal alle økonomiske transaksjoner gjennomgås av revisor.

                Revidert regnskap for regnskapsåret 1. juli til 30. juni skal være klart

                innen 30. september.

    

   Pkt. 5 – Klubbens regnskapsår går fra 1. juli til 30. juni.  Betaling av pr. capita avgift og tidsskriftabonnement til RI skal skje hvert år den 1. juli og den 1. januar på basis av det medlemstall klubben har på disse datoer.

    

    

    

    

    

   Artikkel 14

   Regler for valg av nye medlemmer

   Pkt. 1 – Forslag på et nytt medlem, fremsatt av et medlem av klubben via medlemskomitè, skal oversendes styret skriftlig av komiteen uten forutgående behandling.

   Et medlem som overføres fra en annen klubb eller et tidligere medlem av en annen klubb kan foreslås som aktivt medlem av vedkommendes tidligere klubb. Forslaget behandles konfidensielt, med mindre annet er bestemt i henhold til disse regler.

    

   Pkt. 2 – Styret skal innledningsvis forvisse seg om at det foreslåtte medlemmet oppfyller de formelle kravene til klassifikasjon og medlemskap som Rotarys lover krever.

    

   Følgende prosedyrer anvendes deretter:

1. Klubbens styre offentliggjør med taushetsplikt for medlemmene det/de fremsatte forslag om nye medlemmer på et medlemsmøte og sørger for at eventuelle fraværende medlemmer får samme informasjon.

2. Hvis ingen begrunnet skriftlig innvending mot forslaget er mottatt av styret fra noe medlem i klubben innen 7 dager etter offentliggjørelsen av opplysninger om det foreslåtte medlem, skal styret innen 30 dager godta forslaget.

3. Det foreslåtte medlemmet blir invitert til å bli medlem og informeres mer detaljert om Rotarys formål og om de rettigheter og plikter som medlemskap i klubben
   medfører.

4. Hvis tilbudet blir tatt imot, skal det foreslåtte medlemmet motta brosjyren ”Invitasjon til Rotary”  datert og underskrevet av presidenten. Fra dette tidspunktet skal det foreslåtte medlemmet ta del i klubbens aktiviteter.

5. Hvis styret mottar en skriftlig, begrunnet innvending, skal styret votere og avgjøre saken på sitt neste møte. Hvis forslaget om det nye medlem vedtas, på tross av innvendingen, følges prosedyrene under pkt. c) og d) ovenfor.

6. Styret skal ikke begrunne et evt. avslag overfor medlemmene i klubben.

7. Ovennevnte pkt. a) – f) angir den normale fremgangsmåten for valg av nye medlemmer. Det kan også etter eget skjønn kontaktes en mulig kandidat før et eventuelt forslag fremsettes. Kandidaten må i så fall ikke gis noe forhåndsløfte om medlemskap. 

    

    

    

   Pkt. 3 – Når et nytt medlem er valgt, skal presidenten med støtte fra medlemskomiteen sørge for at medlemmet blir introdusert i klubben, får utstedt medlemskort og får opplysningsmateriell for nye Rotary-medlemmer. Videre skal sekretæren rapportere opplysninger om det nye medlemmet til RI. Presidenten skal oppnevne et medlem som skal hjelpe det nye medlemmet å bli kjent i klubben. Det nye medlemmet skal også inviteres til å delta i en av komiteene.

    

   Pkt. 4 – Klubben kan i henhold til Rotarys lover velge æresmedlemmer foreslått av styret.

    

    

   Artikkel 15

   Beslutninger

   Intet forslag som kan komme til å forplikte klubben på noe vis skal behandles i klubben før det har vært behandlet av styret. Slike resolusjoner og forslag skal, hvis de fremsettes på et klubbmøte, oversendes styret uten diskusjon.

    

    

   Artikkel 16

   Forretningsorden for møtene

    

• Møtet åpnes kl 18.30

• Introduksjon av besøkende

• Korrespondanse, meddelelser og Rotary-informasjon

• Eventuelle komitérapporter

• Ikke ferdigbehandlede saker

• Nye saker

• Foredrag eller annen form for program

• Møtet heves kl 19.30

                                                       

   

  Artikkel 17

  Endringer

   

  Disse vedtekter kan endres med to tredjedels flertall på et hvilket som helst ordinært møte hvor et beslutningsdyktig antall medlemmer er til stede, forutsatt at underretning om slike foreslåtte endringer er kunngjort skriftlig til hvert enkelt medlem minst 10 dager før møtet. Ingen endring i, eller tillegg til disse vedtekter kan gjøres som ikke er i samsvar med Rotarys klubblover eller med lover og vedtekter for Rotary International. [1]

   

   

  Artikkel 18

  Tvisteløsning

  Oppstår det i klubben tvister som gjelder forståelsen og/eller virkninger av disse vedtektene, og som er av en slik art at de ikke kan løses internt, skal styret oversende saken til Distriktsguvernøren til endelig avgjørelse.